ワークフローの見直し|社内の業務をクラウド化するメリットを解説【ワークフローの導入】|cloud

業務を効率化したい企業はワークフローを見直そう!

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、業務の一連の流れを図式化したシステムをコンピューターに取り入れることによって、業務の効率化を目指すものとなります。最近では多くの企業がワークフローシステムを導入しています。以下でワークフローシステムを導入するメリットについて解説します。

ワークフローシステム導入のメリット

内部統制が可能

ワークフローシステムを導入することで、内部統制が可能となります。稟議をする場合に、経路を間違えたり、申請者が違う担当者に提出するのを防止できます。また、書式がテンプレート化されるので組織内で統制が図れます。業務を行なう場合、社内での稟議は必要なものですが、内部統制を行なえばスムーズな社内運営ができるでしょう。

承認管理を簡単にできる

ワークフローシステムの導入は、承認者にとってもメリットがあります。社内の承認者は、数多くの申請書の確認が必要な場合があります。連続して承認が必要な場合や、これからやるべき業務が不明な場合があると大変です。そのような場合にワークフローシステムを導入すれば、業務内容が明確になり効率化が図れます。

スマホで対応可能

スマホで対応が可能となっているので非常に便利です。外出中に承認しなければならない案件があれば不安でしょう。しかし、ワークフローシステムの導入でスマホでも業務に関することができるので、仕事中の外出時も安心して過ごすことができます。また、スマホでメールを自動で送受信して承認業務を行なってくれる場合もあります。

申請者の業務の効率化

ワークフローシステムの導入は、申請者にとってもメリットがあります。クラウドシステムを導入することで、申請書の紛失を防止することができます。また、申請する場合に文書によってわざわざ作らなくても、あらかじめ用意されているテンプレートに入力するだけ良いので申請者の業務を効率化することができます。

ワークフローの見直し

パソコンを操作する人

紙媒体でのワークフロー

紙媒体でのワークフローの運用をしている企業もあります。紙媒体での運用にも、手軽に持ち運べるといったメリットはありますが、保管場所が必要になるといったデメリットがあります。また、紙媒体だと情報の管理に手間がかかったり、稟議に時間がかかるといった不具合が生じてしまう可能性があります。

クラウドで管理しよう

しかし、ワークフローをクラウド上で管理することによって、文書の紛失を防ぐことができます。もちろんデータ管理を適切に行なわなければなりませんが、文書を物理的空間に保管する必要がないので安心です。稟議を行なう場合も、申請の簡略化や進捗状況の確認を効率化することができるのでとても便利です。

業務を効率化するために

このように、紙媒体でのワークフローよりもクラウドシステムによるワークフローの導入を行なうことが企業にとって有益なものとなります。急速に技術進歩が進む中で、企業にとってもあらゆる局面においてスピード感が求められています。社内での業務を効率化することは、企業の収益アップや顧客満足度の向上に繋がります。業務を効率化したいと考えている企業はワークフローについて見直してみましょう。